Envanter yönetimi

Kayıplardan kaçınmak için en iyi teknikleri uygulamak önemlidir.

Envanteri iyi yönetmek her türden işletme ve endüstri için şarttır. Bu alanda iyi bir planlama olmazsa gerektiğinden fazla veya az ürün bulunabilir ve bu her zaman için işletmeyi negatif olarak etkiler. Envanter bakımından dengeyi sağlamak her zaman zorlu bir iştir. Julio Cunha, São José dos Campos (SP) da Foundation Armando Alveres Penteado (FAAP) Envanter Yönetimi profesörü; Stoklar herhangi bir işletme için hem pozitif hem negatif olarak harika bir ayırımcı olabilir”, demiştir.

Belirli eşyaları belirli bir yere stoklamanın belirlenmesi kontrolü sağlar.

Çok fazla ürün sahibi olmak ilginç gelebilir, talebi karşılayacak güvenceyi sağlar fakat aynı zamanda harcamaları arttırır ve şirketin sahip olduğu döner sermayeyi azaltır. Diğer yandan eğer her ürün için sadece minimum miktarda bulundurulursa satışlarda kayıp oluşabilir. Dahası, düşük miktarlarda ürün satın alırken tedarikçilerin ücretleri daha yüksek olabilir.

Satışların hızını veya bunu etkileyen etkenleri kesinlikle öngörmek mümkün değildir. Fakat teknolojide uzman olmadan veya yüksek miktarlarda yatırım yapmadan atılacak adımlar ile iyi bir kontrole sahip olunabilir.

Düzenli olmak iyi bir başlangıçtır. Profesör Cunha, envanterin her bir eşya için  uygun ve gözle görülür konumlarda olacak şekilde temiz ve düzenli tutulması gerektiğini anlatır.

Aynı zamanda stoklara erişimi olan insanların disiplinli olması ve düzenli tutulması önemlidir; böylece stoklarda ne olduğu bilinir. Düzenlilik aynı zamanda envanter çıkarmayı kolaylaştırır ve aşırı miktarda alımları engeller.

Uygulaması kolay diğer bir önlem ise stok eşyalarının girişlerinin ve çıkışlarının kontrolünü sağlamaktır. Bu el ile bir kayıt defteri veya bilgisayarda bir tablo ile yapılabilir.

Cunha, “Eşyaların giriş ve çıkışlarının kontrolüne sahip olduktan sonra artık hangi eşyaların daha fazla veya daha az işlem hacmine sahip olduğunu düzenleyebiliriz ve bu da ortalama tüketim öngörülerinde bulunmamıza ve satılmayan eşyaları tanımlamamıza yardımcı olur. Bu önlemler basittir ama işletme için büyük fark yaratabilirler”, şeklinde vurgulama yapmıştır.

Son kullanma tarihinin geçmesi nedeniyle oluşacak ürün kayıplarının önüne geçmek için en iyi yöntem bu tür son kullanma tarihi sahibi eşyaları diğerlerinden ayrı bir yerde depolamaktır.

Kullanım tarihlerin altı çizilmiş etiketler kullanmak ve böylece mallar istendiği zaman her zaman öncelikle en eski olanın seçilmesi ve satılması önemlidir. Buna FIFO (First in, First out. Yani ilk giren ürün aynı zamanda ilk çıkar) denir. Son kullanma tarihi yaklaşan malları daha iyi kontrol edebilmek için son kullanma tarihi olan ürünlerin giriş ve son kullanım tarihleri ile beraber kayıtlarının tutulması tavsiye edilir.

Envanter yönetiminde veya bir tür üründen çok fazla sayıda bulunduğunda diğer bir faydalı araç promosyonlardır. Promosyonları geçerlilik süresi bitmek üzere olan eşyalar tarafından oluşacak zararların önüne geçmede kullanmak iyi bir tavsiyedir.

Profesör, “İyi bir envanter yönetimine sahip olduğumuz zaman uzun bir süre hareket etmeyen, değerli stok alanı kaplayan veya daha düşük fiyata sunulabilecek eşyaları belirleyebiliriz. Aynı işlem aşırı stoklanmış eşyalar içinde uygulanabilir”, tavsiyelerinde bulunmuştur.

Multifrio Envanter: bütün girdiler ve çıktıları kaydetmek için düzenleme başlıyor.

Sezonluk çalışma denilen yılın değişik zamanlarında oluşan satış hacmi dalgalanmaları için özellikle dikkatli olunmalıdır. Soğutucular ve klima gibi sıcak aylarda soğuk aylara göre satış hacminin daha yüksek olduğu sektörlerde aynı envanteri bütün sene korumak yararsızdır.

Profesör Julio Cunha; “Sezonluk satış ürünleri söz konusu olduğunda iyi bir envanter yönetimi onları tanımlamaya ve ortalama tüketimlerini tanımlamaya yardımcı olduğu gibi aynı zamanda satışa uygun olmaları gereken zamanları ve satın alınmaları gereken zamanları belirlemede yardımcı olur. Bu bilgi ile aşırı ve gereksiz envanterlerden sakınılabilir”, demiştir.

 En iyi uygulamalar

 Envanterini yönetmek için en iyi uygulamaları benimseyen şirketlere örnek olarak Multifrio verilebilir. Merkezi Ribeirão Preto’da olan şirket ev ve ticari soğutucu, klima ve soğuk oda projeleri satışında faaliyet göstermektedir. Faaliyetlerini geliştirmek için geniş bir alana sahiptir ve çok çeşitli ürün bulundurur. Burada bulunan her şey kayıtlıdır ve ürün giriş çıkışları kontrol altındadır.

Şirket yöneticisi Marcos Henrique Zanotti’ye göre bu temel bir adımdır.  “Şirkete giren ve çıkan her şeyi kayıt altına almak ve kontrol etmek bir miktar emek istiyor fakat buna değer. Bu bize envanterimizi en iyi şekilde optimize etmemizi, satış öngörülerinde bulunmamızı, tedarikçilerden ve üreticilerden satın almaları planlamamızı ve hangi ürünlerin daha çok ve hangi ürünlerin daha az satıldığını keşfetmemizi sağlıyor”, diye açıklıyor.

Fakat bu işlem burada bitmiyor. “Her şeyi kâğıt üzerinde veya bilgisayar ekranında toplamak yeterli değil. Bütün ürünlerin nerede bulunabileceğine dair bir mantıklı bir organizasyon olması önemlidir. Ürünleri kategorilere göre ayırarak ve her biri için kodlar yaratmak düzen sağlamak ve konumlamayı kolaylaştırma yollarından biridir.” diye ekliyor.

Aynı zamanda Zanotti, çalışanların sistemi kullanmak üzere eğitilmelerini ve veri kaybıyla oluşabilecek kötü sürprizlerden kaçınmak için verilerin düzenli yedeklerini almayı tavsiye ediyor. Bütün bu kontrole rağmen stok hatalarının olmasını normal kabul ediyor. “Bu yüzden envanter düzenli olarak çıkartılmalı ve aradaki farklılıklar giderilmelidir”, diye altını çiziyor.

Envanteri daha iyi yönetmek için yararlı ipuçları

  • Kriz zamanları veya pazarın yavaşladığı zamanlarda basit ürünlere öncelik verin çünkü bunlar daha yüksek talebe sahiptir.
  • Türlü eşyaların satış rakamlarını takip edin, her birinin ortalama tüketimini bilin ve gerekli envanteri hesaplayın.
  • Endüstrinizdeki talep yönündeki eğilimleri bilin ki gelecek satışları tahmin edebilesiniz.
  • Ürünler satmadığı zaman tepki vermekte hızlı davranın. Eğer kayıp kaçınılmazsa en iyisi indirimli satışlar ile kaybı azaltmaktır.

Satılmayan ürünler durumunda onları elden çıkarmak için yüksek indirimlerle bile olsa bütün fırsatları değerlendirin: İnternet fırsatları, kapanış satışları ve hatta rakipler ile pazarlık yapın.