Envanter yönetimi

Kayıplardan kaçınmak için en iyi teknikleri uygulamak önemlidir.

Envanteri iyi yönetmek her türden iÅŸletme ve endüstri için ÅŸarttır. Bu alanda iyi bir planlama olmazsa gerektiÄŸinden fazla veya az ürün bulunabilir ve bu her zaman için iÅŸletmeyi negatif olarak etkiler. Envanter bakımından dengeyi saÄŸlamak her zaman zorlu bir iÅŸtir. Julio Cunha, São José dos Campos (SP) da Foundation Armando Alveres Penteado (FAAP) Envanter Yönetimi profesörü; Stoklar herhangi bir iÅŸletme için hem pozitif hem negatif olarak harika bir ayırımcı olabilir”, demiÅŸtir.

Belirli eşyaları belirli bir yere stoklamanın belirlenmesi kontrolü sağlar.

Çok fazla ürün sahibi olmak ilginç gelebilir, talebi karşılayacak güvenceyi sağlar fakat aynı zamanda harcamaları arttırır ve şirketin sahip olduğu döner sermayeyi azaltır. Diğer yandan eğer her ürün için sadece minimum miktarda bulundurulursa satışlarda kayıp oluşabilir. Dahası, düşük miktarlarda ürün satın alırken tedarikçilerin ücretleri daha yüksek olabilir.

Satışların hızını veya bunu etkileyen etkenleri kesinlikle öngörmek mümkün değildir. Fakat teknolojide uzman olmadan veya yüksek miktarlarda yatırım yapmadan atılacak adımlar ile iyi bir kontrole sahip olunabilir.

Düzenli olmak iyi bir başlangıçtır. Profesör Cunha, envanterin her bir eşya için  uygun ve gözle görülür konumlarda olacak şekilde temiz ve düzenli tutulması gerektiğini anlatır.

Aynı zamanda stoklara erişimi olan insanların disiplinli olması ve düzenli tutulması önemlidir; böylece stoklarda ne olduğu bilinir. Düzenlilik aynı zamanda envanter çıkarmayı kolaylaştırır ve aşırı miktarda alımları engeller.

Uygulaması kolay diğer bir önlem ise stok eşyalarının girişlerinin ve çıkışlarının kontrolünü sağlamaktır. Bu el ile bir kayıt defteri veya bilgisayarda bir tablo ile yapılabilir.

Cunha, “EÅŸyaların giriÅŸ ve çıkışlarının kontrolüne sahip olduktan sonra artık hangi eÅŸyaların daha fazla veya daha az iÅŸlem hacmine sahip olduÄŸunu düzenleyebiliriz ve bu da ortalama tüketim öngörülerinde bulunmamıza ve satılmayan eÅŸyaları tanımlamamıza yardımcı olur. Bu önlemler basittir ama iÅŸletme için büyük fark yaratabilirler”, ÅŸeklinde vurgulama yapmıştır.

Son kullanma tarihinin geçmesi nedeniyle oluşacak ürün kayıplarının önüne geçmek için en iyi yöntem bu tür son kullanma tarihi sahibi eşyaları diğerlerinden ayrı bir yerde depolamaktır.

Kullanım tarihlerin altı çizilmiş etiketler kullanmak ve böylece mallar istendiği zaman her zaman öncelikle en eski olanın seçilmesi ve satılması önemlidir. Buna FIFO (First in, First out. Yani ilk giren ürün aynı zamanda ilk çıkar) denir. Son kullanma tarihi yaklaşan malları daha iyi kontrol edebilmek için son kullanma tarihi olan ürünlerin giriş ve son kullanım tarihleri ile beraber kayıtlarının tutulması tavsiye edilir.

Envanter yönetiminde veya bir tür üründen çok fazla sayıda bulunduğunda diğer bir faydalı araç promosyonlardır. Promosyonları geçerlilik süresi bitmek üzere olan eşyalar tarafından oluşacak zararların önüne geçmede kullanmak iyi bir tavsiyedir.

Profesör, “Ä°yi bir envanter yönetimine sahip olduÄŸumuz zaman uzun bir süre hareket etmeyen, deÄŸerli stok alanı kaplayan veya daha düşük fiyata sunulabilecek eÅŸyaları belirleyebiliriz. Aynı iÅŸlem aşırı stoklanmış eÅŸyalar içinde uygulanabilir”, tavsiyelerinde bulunmuÅŸtur.

Multifrio Envanter: bütün girdiler ve çıktıları kaydetmek için düzenleme başlıyor.

Sezonluk çalışma denilen yılın değişik zamanlarında oluşan satış hacmi dalgalanmaları için özellikle dikkatli olunmalıdır. Soğutucular ve klima gibi sıcak aylarda soğuk aylara göre satış hacminin daha yüksek olduğu sektörlerde aynı envanteri bütün sene korumak yararsızdır.

Profesör Julio Cunha; “Sezonluk satış ürünleri söz konusu olduÄŸunda iyi bir envanter yönetimi onları tanımlamaya ve ortalama tüketimlerini tanımlamaya yardımcı olduÄŸu gibi aynı zamanda satışa uygun olmaları gereken zamanları ve satın alınmaları gereken zamanları belirlemede yardımcı olur. Bu bilgi ile aşırı ve gereksiz envanterlerden sakınılabilir”, demiÅŸtir.

 En iyi uygulamalar

 Envanterini yönetmek için en iyi uygulamaları benimseyen ÅŸirketlere örnek olarak Multifrio verilebilir. Merkezi Ribeirão Preto’da olan ÅŸirket ev ve ticari soÄŸutucu, klima ve soÄŸuk oda projeleri satışında faaliyet göstermektedir. Faaliyetlerini geliÅŸtirmek için geniÅŸ bir alana sahiptir ve çok çeÅŸitli ürün bulundurur. Burada bulunan her ÅŸey kayıtlıdır ve ürün giriÅŸ çıkışları kontrol altındadır.

Åžirket yöneticisi Marcos Henrique Zanotti’ye göre bu temel bir adımdır.  “Åžirkete giren ve çıkan her ÅŸeyi kayıt altına almak ve kontrol etmek bir miktar emek istiyor fakat buna deÄŸer. Bu bize envanterimizi en iyi ÅŸekilde optimize etmemizi, satış öngörülerinde bulunmamızı, tedarikçilerden ve üreticilerden satın almaları planlamamızı ve hangi ürünlerin daha çok ve hangi ürünlerin daha az satıldığını keÅŸfetmemizi saÄŸlıyor”, diye açıklıyor.

Fakat bu iÅŸlem burada bitmiyor. “Her ÅŸeyi kâğıt üzerinde veya bilgisayar ekranında toplamak yeterli deÄŸil. Bütün ürünlerin nerede bulunabileceÄŸine dair bir mantıklı bir organizasyon olması önemlidir. Ãœrünleri kategorilere göre ayırarak ve her biri için kodlar yaratmak düzen saÄŸlamak ve konumlamayı kolaylaÅŸtırma yollarından biridir.” diye ekliyor.

Aynı zamanda Zanotti, çalışanların sistemi kullanmak üzere eÄŸitilmelerini ve veri kaybıyla oluÅŸabilecek kötü sürprizlerden kaçınmak için verilerin düzenli yedeklerini almayı tavsiye ediyor. Bütün bu kontrole raÄŸmen stok hatalarının olmasını normal kabul ediyor. “Bu yüzden envanter düzenli olarak çıkartılmalı ve aradaki farklılıklar giderilmelidir”, diye altını çiziyor.

Envanteri daha iyi yönetmek için yararlı ipuçları

• Kriz zamanları veya pazarın yavaÅŸladığı zamanlarda basit ürünlere öncelik verin çünkü bunlar daha yüksek talebe sahiptir.
• Türlü eÅŸyaların satış rakamlarını takip edin, her birinin ortalama tüketimini bilin ve gerekli envanteri hesaplayın.
• Endüstrinizdeki talep yönündeki eÄŸilimleri bilin ki gelecek satışları tahmin edebilesiniz.
• Ãœrünler satmadığı zaman tepki vermekte hızlı davranın. EÄŸer kayıp kaçınılmazsa en iyisi indirimli satışlar ile kaybı azaltmaktır.

Satılmayan ürünler durumunda onları elden çıkarmak için yüksek indirimlerle bile olsa bütün fırsatları değerlendirin: İnternet fırsatları, kapanış satışları ve hatta rakipler ile pazarlık yapın.